SZÁMLÁZÁS 2020 II. FÉLÉV!

2020. július 1-től az online adatszolgáltatási kötelezettség a kiállított számlákról minden belföldi gazdálkodó felé összeghatártól függetlenül kötelezővé válik. (Fordított ÁFA vagy ÁFA körön kívüli eladó vagy vevő esetében is!)
2020. júliusától a számla és nyugtaadási kötelezettség érinteni fogja a humán egészségügyi szolgáltatásokat, például a fogorvosi, fogtechnikusi tevékenységet végző szolgáltatásokat valamint ingatlanok értékesítését, illetve az egyéb oktatás körébe tartozó adómentes szolgáltatásokról is számlát, illetve nyugtát kell majd kibocsátani.
2021. január 1–től ez tovább bővül a magánszemélyek felé kiállított (itt a GDPR miatt a magánszemélyek adatait nem kell, és nem is szabad közölni), és a közösségi, vagy harmadik országbeli számlákra is!
A legfontosabb tények ezzel kapcsolatban:
Kötelező feltüntetni a vevő adószámát! (Az azonosítás és adatszolgáltatás az első 8 számjegy alapján történik.)
Vevőként is csak akkor számolhatjuk el a számlát, ha az adószámunkat megadtuk, így az egyéni vállalkozó is, ha névre szóló számlát kér, mindenképp adja meg az adószámát!

Meglévő számlázó programok csak akkor használhatóak tovább, ha ezt a változást le tudják követni. Frissíteni kell őket, amivel automatikusan át kell álljanak, esetleg manuálisan kell beállítani, hogy minden számlát küldjenek be a NAV szerverére.
Új számlázó program használatba vétele esetén egyrészt be kell jelentenünk a program adatait (ÁNYK-SZAMLAZO nyomtatvány), amihez a legtöbb program fejlesztője XML-file-t vagy adatlapot ad. Másrészt a használatba vett programot két XML-kulccsal valamint egy technikai felhasználó névvel és jelszóval lehet regisztrálni, alkalmassá tenni a NAV-os beazonosításra az adatszolgáltatáshoz. (Ebben a regisztrációban természetesen segítünk, elvégezzük, lekérjük a kódokat.)
A számlázó programok használata internetes eléréshez kötött, az adatok azon keresztül futnak be. Szerencsére ehhez bármilyen netes elérés használható, ami ezt az adatfolyamot nem szűri, nem blokkolja, tehát nincs szükség külön speciális mobilnetre, mint a pénztárgépeknél!
A NAV szerverének karbantartása, hibája, a saját internetelérés vagy más, a számlázó programot futtató gép, belső számítógépes hálózat hibája miatt meghiúsult adatszolgáltatást 24 órán belül teljesíteni kell! (Ezt a rutinos programok egy újabb be- és kilépéssel elvégzik.) Ha ez a hiba meghaladja a 48 órát, akkor azt be kell jelenteni, az adatokat pedig manuálisan kell rögzíteni.
„Tessék választani!”
Az online adatszolgáltatást két típusú számlázó programmal lehet teljesíteni:
1.: Telepített számlázó program. Ez egy gépre van telepítve, csak azon érhető el, illetve megosztás esetén belső hálózaton keresztül, esetleg távoli eléréssel, de csak akkor, ha az adatokat kezelő gép be van kapcsolva. Minden adatot ez a gép tárol, innen lehet nyomtatni, ez a gép végzi az adatszolgáltatást is.
2.: Webes, online-elérésű számlázó rendszer használata. A programot nem telepítjük a gépre, az a szolgáltató szerverén érhető el. Előnye, hogy bárhonnan online be tudunk lépni, akár út közben is tudunk számlázni, a számláinkat lekérdezni, nyomtatni. Az adatokat a szolgáltató tárolja, az adatszolgáltatást az ő gépük teljesíti. Ilyen a NAV ingyenes felülete is.
Mindkét esetben a SZAMLAZO bejelentés (itt kivétel a NAV-os program) és az XML-kulcsos élesítés kötelező! Havi 1-2 számla esetén a legolcsóbb (ingyenes) megoldások is tökéletesen elegendőek. Már havi 5-10 számla esetén is érdemes azonban olyat keresni, amiből összesítő kimutatások, XML-állományok kérhetőek le. Ezzel a könyvelők felé egyeztetési lehetőséget adnak, vagy meggyorsítják a munkát, az XML-állományból már dolgozni is lehet. Ha nem kell kézzel rögzíteni minden egyes számlát, az a könyvelési díjra is csillapító hatással fog bírni. (Jelenleg ígéret, hogy a befutó adatszolgáltatásokból importálható állományt összesít a NAV, de majd nyugtával dicsérjük a napot! Ha ez úgy fog működni, ahogyan kellene, akkor a programok irányából történő importálásnak nem marad jelentősége.)

Online számla és online pénztárgép duplikáció
Évek óta elfogadott szabálytalanság, hogy a készpénzes vásárlásról kért számla esetén a vásárlást a pénztárgépben is és a kiállított számlán is rögzítjük. Mivel júliustól ezek a számlák önállóan befutnak a NAV-hoz, (azokból tájékoztató jellegű ÁFA-összesítőt készít a hatóság), viszont másik szálon a pénztárgép is közli a napi bevételeket, mindenképpen kockázati pontokat kap az adózó, ha ehhez képest mi rendszeresen kevesebb bevételt vallunk be a bevallásokban. Ezért javasoljuk a régi szokás elvetését, azaz a számlát kérő készpénzes vevők vásárlását ne üssük be a pénztárgép bevétel regisztereibe! Viszont a pénz átvétele miatt a „pénzbe” funkcióval rendbe kell tenni a kasszát, mert ez mostanában sláger és könnyű fogás a helyszíni ellenőrzések során! Ha valaki mégis ragaszkodik a régi szokáshoz, akkor mindenképpen vezessen egy összesítőt (mondjuk havi szinten), hogy mennyi volt az az összeg, amit a pénztárgépben és számlán is bevételként duplán bizonylatolt!

A teljesség igénye nélkül néhány számlázó program-ajánlat (érdemes figyelni és összehasonlítani az ajánlatokat, akciókat, változhatnak):
– Hessyn számlázó: vételár 29.000 Ft, frissítés a második évtől ennek 50%-a. Könyvelő programjainkkal minden tekintetben azonos alapokon nyugszik, maximálisan együttműködik. Jelentős mennyiségű kiállított számla esetén elsősorban egyszeres könyvvezetés mellett kedvező megoldás lehet.
– a NAV honlapjáról regisztráció és élesítés után ingyenesen használható program: Havi néhány számláig nyugodtan ajánlható, de nem a legpraktikusabb a felülete és a használata.
– számlázz.hu: online-elérésű, alapfunkciókban ingyenes rendszer, de pl. papíralapú számlákat csak tárgyévben őriz meg, díjbekérőt, előlegszámlát, összesítőket csak a fizetős csomag kezel.
– bizXpert: a Kulcs-Soft ingyenes terméke. Akár mobiltelefonon is használható applikációval, készletet is kezel. Devizás vagy FAD-os számlát nem tud!
– billingo: az ingyenes verzió limitált, havonta maximum 20 db számla állítható ki nettó 250.000 Ft összértékig. Mobiltelefonon is elérhető.
– Clear Admin: ingyenesen letölthető, saját gépre telepíthető program. Az ingyenes verzió is közel teljes körű, a könyvelői feladás modulja egyszeri 9.900 Ft.
– Naturasoft forintszámla: az ingyenes verzió nem enged hálózatos működést vagy feladást a könyvelő programok felé, 1 év után nem frissíthető, ami jogszabályváltozás után fontos lehet, de a fizetős teljes értékűre akkor is át lehet térni. Ára 7.900 Ft, frissítése évfordulótól 4.000 Ft/év. Ha nincs jogszabályi vagy NAV-online-adatkezelési változás, a program frissítés nélkül is tovább használható.
További programok elérhetőek még: revolution.hu, kulcs-soft.hu, szamlanyilvantarto.hu, axel-szamlazo-program.hu, stb. Érdemes ismerősöktől vagy családtagoktól érdeklődni, megnézni 1-2 programot működés közben.
Fontos, hogy a telepített programok aktualizálását (frissítését) a felhasználónak kell elvégezni a saját gépén, vagy a regisztrációt szükség esetén meg kell hosszabbítani. Az online elérésű rendszerek frissítését a rendszer üzemeltetője végzi. Egy program használatba vétele nem jelent felbonthatatlan házasságot, akár 2-3 rendszer is használható egyszerre, de mindegyiket kötelező bejelenteni (kivétel a NAV-os), és mindegyiket XML-kulcsokkal kell regisztrálni ahhoz, hogy a NAV-szerverével tudjanak adatokat cserélni.
A program használatának bejelentéséhez szükséges adatokat lehetőleg az akta@csip.hu címre juttassák el, válaszüzenetben erről a címről is küldjük vissza az élesítéshez szükséges XML-kulcsokat és jelszót, technikai azonosítót, amit lehetőleg Ctrl+C majd Ctrl+V-vel másoljanak be a programba, mert vegyes karakterekből állnak! NAV-os program választása esetén a már élesített program hozzáféréséhez szükséges belépési nevet és jelszót továbbítjuk, azt eleve élesítjük.
Az online számlaadat-szolgáltatás második fokozatának életbe lépéséig a programok fejlesztői illetve a NAV felől is várhatóak még friss információk, pontosítások, még akciósabb ajánlatok. A tömeges regisztráció miatt viszont javasoljuk, hogy ne hagyják az utolsó hónapra a döntést és az élesítést! A beérkező igények alapján igyekszünk legkésőbb egy héten belül visszaigazolni a számlázó programok aktiváló kódjait. A júliusi feltételeknek is megfelelő programok akár már ma is használhatóak, az átállás bármikor megvalósítható.
Általános tájékoztatásért hívja az irodánkat! Konkrét regisztrációs vagy élesítési probléma esetén Kuik Imrét: 20/332-0707